Foomer Official – PT KAI (Persero) mengambil langkah strategis dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Perusahaan milik negara ini kini memusatkan penyimpanan arsip-arsip vital melalui pembangunan gedung arsip yang modern. Tujuannya adalah untuk menjamin keamanan, kemudahan akses, dan keberlanjutan informasi perusahaan. Dokumen yang tersimpan meliputi data teknis, operasional, keuangan, dan catatan sejarah perjalanan KAI.
Gedung arsip yang dibangun tidak hanya mengandalkan sistem penyimpanan konvensional. KAI menerapkan sistem hybrid, yaitu penggabungan antara perlindungan fisik dan digital. Arsip-arsip penting yang rentan rusak karena usia atau kondisi lingkungan kini disimpan di ruang berpendingin suhu otomatis. Sementara salinan digitalnya diunggah dalam server terenkripsi yang hanya dapat diakses oleh pegawai tertentu.
“Baca Juga : Singapura Rilis Daftar Obat dan Suplemen Berbahaya untuk Lambung”
Salah satu alasan utama dibangunnya gedung arsip adalah banyaknya kejadian kehilangan data di masa lalu. Dokumen yang hilang atau rusak mengakibatkan kesulitan saat audit, perencanaan ulang, atau pembuktian hukum. Dengan sistem penyimpanan baru, KAI ingin memastikan agar semua informasi strategis tetap terlindungi. Bahkan dokumen yang usianya sudah lebih dari 50 tahun tetap dipelihara dengan baik.
Untuk memastikan standar arsip yang digunakan sesuai regulasi, KAI menggandeng Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kolaborasi ini mencakup pelatihan staf, pengelolaan metadata, hingga validasi sistem klasifikasi dokumen. Dengan demikian, gedung arsip milik KAI tidak hanya menjadi tempat penyimpanan, tapi juga bagian dari sistem informasi negara yang terintegrasi.
“Simak juga: Bank BJB Tegaskan Komitmen Transparansi di Tengah Kasus”
Gedung arsip modern juga dilengkapi dengan sistem pencarian data berbasis digital. Setiap divisi dalam KAI dapat mengajukan permintaan dokumen melalui sistem intranet. Permintaan yang disetujui akan mendapat akses dalam bentuk soft copy dengan proteksi kata sandi. Ini sangat mempermudah pekerjaan analisis data, perencanaan proyek, maupun pemeriksaan berkala tanpa harus membuka arsip fisik secara langsung.
Beberapa jenis dokumen yang menjadi prioritas adalah peta jalur rel, kontrak kerja, laporan investigasi kecelakaan, serta desain sistem sinyal. Dokumen tersebut sangat krusial karena berhubungan langsung dengan keselamatan perjalanan kereta api. KAI menempatkan sistem pengawasan tambahan untuk memastikan dokumen semacam itu tidak dapat disalin atau diakses sembarangan.
Pembangunan gedung arsip ini juga diiringi dengan reformasi manajemen informasi di seluruh unit kerja KAI. Setiap divisi kini diwajibkan mendokumentasikan seluruh kegiatan secara sistematis. Laporan wajib dibuat dalam format standar dan dikirim secara berkala ke bagian dokumentasi pusat. Langkah ini diambil agar perusahaan dapat mengevaluasi performa berdasarkan data riil dan terdokumentasi dengan baik.
Meski dunia bergerak cepat menuju digitalisasi, KAI menilai pentingnya keseimbangan antara teknologi dan konservasi fisik. Arsip berbentuk fisik tetap memiliki nilai autentik yang dibutuhkan dalam banyak proses legal dan administratif. Gedung arsip menjadi simbol komitmen KAI dalam menjaga jejak sejarah serta sebagai landasan bagi keputusan masa depan perusahaan.
Langkah ini menegaskan bahwa transformasi digital juga harus dibarengi dengan penguatan infrastruktur data.
